Как сделать ремонт в офисе, не прерывая работы

Для того, чтобы офис выглядел современно и привлекательно, нужно время от времени делать в нем ремонт. Но как это реализовать, если у вас нет возможности даже временно переместить сотрудников в другое помещение и, естественно, совершенно невозможно остановить работу? Поговорим о том, как сделать ремонт в офисе без ущерба для работы.

Фото с Freepik

Планирование и подготовка

Подготовительный этап важен в любом ремонте. Но если вы планируете продолжать работу в том же помещении, уделить внимание этой стадии особенно важно.

Качественная подготовка должна включать в себя следующее:

• Решите, какой тип ремонта вы будете делать — косметический («освежить» интерьер) или капитальный (с заменой инженерных коммуникаций и, возможно, перепланировкой).
• Выберите подрядчика. Важно, чтобы у него были собственные проверенные и надежные сотрудники, способные выполнить разные виды работ.
• Определитесь с бюджетом. Закладывайте в 1,5-2 раза большую сумму, чем предварительный расчет.
• Подготовка проектной документации и четкого плана работ. В случае, когда сотрудники продолжают работать в офисе, особенно важно, чтобы план был разработан до мелочей. В нем должно быть прописано, когда и какие зоны будут ремонтировать, эту информацию важно донести до персонала.
• Заранее приобретайте строительные материалы и мебель, чтобы не ожидать поставок. В этом случае все необходимое будет подъезжать как раз вовремя. Большинство продавцов готовы некоторое время подержать товары у себя на складах, чтобы доставить их в наиболее удобный для вас момент.

Можно ли совсем не перемещать сотрудников?

Нет, это нереально. В любом случае для проведения ремонтных работ в том или ином помещении, его придется освободить. Поэтому вам важно тщательно продумать, как именно вы будете перемещать персонал. Есть несколько вариантов:

• Самый простой и удобный — на время ремонта отправить всех на «удаленку». Но к сожалению этот вариант далеко не всегда можно реализовать на практике.
• Для компаний, занимающих несколько этажей, удобнее всего делать ремонт этажами. В этом случае один из этажей закрывается на ремонт, а сотрудники распределяются по другим этажам. Это практично, так как грязь и шум не будут мешать работать.
• Также можно проводить ремонт блоками. Например, по одному кабинету или по несколько кабинетов параллельно, соответственно, перемещая из них людей.
• Если ваша компания уходит в отпуск целиком или отделами, имеет смысл подгадать ремонт именно на это время.

Когда делать ремонт?

Все виды работ, которые доставляют дискомфорт вашим сотрудникам (шумные и пыльные работы, использование сильно пахнущих средств) лучше проводить в вечернее и ночное время. Разумеется, если ваш офис не занимает помещения в жилом доме и вы не будете мешать никому.

Обязательно прописывайте в договоре с подрядчиком требование дополнительного клининга. То есть после проведения ночных работ они должны оставить офис в чистоте, так, чтобы персонал мог прийти и приступить к своим делам.

Относительно тихие работы можно проводить днем, в этом случае ваши подчиненные смогут трудиться в других помещениях параллельно.

Фото dit26978 с Freepik

Забота о сотрудниках

HR-специалисты знают: после ремонта всегда приходится искать больше новых сотрудников, чем обычно, так как люди просто не выдерживают работы в таком режиме и увольняются.

Чтобы такого не произошло, постарайтесь заранее позаботиться о людях:

• Обязательно предупредите коллектив о грядущем ремонте.
• Объясните людям преимущества обновления будущего офиса. Покажите им, какую стильную и современную мебель вы будете приобретать, как модно будут выглядеть помещения, подчеркните, насколько комфортнее им будет находиться в обновленных помещениях.
• Обязательно держите персонал в курсе плана, предоставьте им схемы проведения ремонта, маршруты миграций сотрудников.
• Соблюдайте заявленные сроки. Если вы обещали, что ремонт займет пару месяцев, а делаете его уже год, нервы сдадут у многих.
• Убедитесь, что подрядчик делает все, чтобы не мешать комфорту ваших подчиненных. Речь идет, прежде всего, о соблюдении всех договоренностей и плана, но также и о том, чтобы использовать специальное оборудование (например, увлажнители для оседания строительной пыли, осушители для более быстрого просушивания стройматериалов и т.д.).
• Вовлекайте персонал в ремонт. Сотрудники зачастую лучше руководителей знают, как будет удобнее работать им, что оценят клиенты и партнеры. Выслушивайте идеи и предложения на стадии подготовки, можно даже устроить конкурс на лучшую идею — с призами и премиями.
• Следите за тем, чтобы всем было комфортно, не игнорируйте жалобы персонала, вовремя разрешайте конфликтные ситуации.
• Поблагодарите своих подчиненных за терпение. В идеале — не только на словах, но и премией, дополнительными оплачиваемыми выходными или веселым корпоративом, который поможет поставить точку в надоевшем ремонте и порадоваться тому, что теперь ваш офис выглядит идеально.

О мебели

Заранее решите, будете ли вы покупать готовую мебель или делать ее на заказ. Даже с готовыми изделиями стоит действовать заранее, а уж с теми, которые создают по индивидуальным проектам и вовсе нужно не тянуть.

У нас в компании «Офис-812» вы найдете большой выбор как готовой мебели для офисов, так и изделий, которые мы создадим специально для вас. Если вы планируете масштабный ремонт с обновлением мебели в своем офисе, обращайтесь к нам, мы обсудим все детали, и ваша мебель приедет к вам именно тогда, когда будет нужна.

Выводы

Ремонт в офисе в присутствии сотрудников — задача со звездочкой, но она вполне выполнима, если правильно подготовиться, продумать все и найти надежных подрядчиков и поставщиков стройматериалов и мебели. В этой статье мы рассказали, на что обратить внимание при решении такой задачи.

Материал подготовлен компанией Офис 812

Все статьи