Как организовать переезд офиса

Офисный переезд — сложная и комплексная задача, намного более сложная, чем, например, переезд квартирный. Поэтому к нему нужно основательно подготовиться, правильно спланировать все и осуществить по пунктам.

Рисунок vectorpouch с Freepik

Подготовка

Сам переезд не покажется вам таким уж кошмарным, если тщательно подготовиться к нему. А вот на подготовку нужно выделить достаточно времени, иначе в суете можно все испортить.

✔ Планирование

Первым делом, как только вы узнали, что вам предстоит переезд, нужно начать планирование. Распишите по пунктам, что и в каком порядке нужно сделать, а затем — обозначьте сроки каждого из этапов. Лучше закладывать больше времени, чтобы бы запас, если что-то пойдет не так.

✔ Команда и распределение обязанностей

Далее важно назначить ответственных за каждый из этапов, а также за отдельные сегменты, и поручить этим людям подобрать команду.

Чаще всего, ответственность распределяется также, как она распределяется в работе. Например, бухгалтерия и отдел кадров собирают документы, «компьютерщики» — оргтехнику, рядовые сотрудники — те документы, с которыми они работают, а также мебель и аксессуары.

Если вы покупаете в новый офис новую мебель, будет значительно проще, так как вам придется перевозить только мелкие предметы.

✔ Знакомство с новым помещением

Перед тем, как вы начнете складывать вещи, очень важно посетить новое помещение, оценить его размеры, а в идеале — продумать, кто и где будет располагаться после переезда. Так вы сможете сразу же разносить вещи туда, где они будут находиться.

Фото с Freepik

✔ Инвентаризация

Перед сбором и в процессе него важно проводить инвентаризацию, записывать не только наименование предмета, его инвентарный номер, но и делать пометки о состоянии. Также нужна оценка — возможно что-то уже пора списать, что-то нуждается в замене. В этом случае новые вещи лучше приобретать уже в новый офис.

✔ Упаковка

Оценив объем работ и закупив упаковочные материалы можно приступать к сборам. Важно не просто довезти все до места, но и обеспечить сохранность, поэтому не стоит жалеть «пупырку», «стрейч-пленку», коробки и другие виды упаковки. А если получится их сдать в переработку после переезда — будет замечательно.

Важно! Тару нужно обязательно маркировать, чтобы при обустройстве на новом месте вам было проще, а также чтобы не потерять ничего по пути. Каждый тип маркировки (например, цвет) должен соответствовать помещению в новом офисе. Когда вещи будут заносить, их нужно сразу отправлять туда, где они будут использоваться.

Интересный совет — организовать коробку для неопознанных объектов. В процессе сборов обязательно обнаружатся «непонятно чьи» личные вещи, неопознанные провода и другие предметы неясного назначения. Выбрасывать их сразу — плохая идея. Вполне возможно, кто-то в компании знает, что это и кому принадлежит. Поэтому все это складывается в одну коробку, перевозится на новое место, а уже там, в спокойной обстановке, изучается и возвращается прежним владельцам.

✔ IT-подготовка

Очень важно заранее поговорить с IT-отделом о том, что они должны обеспечить бесперебойную работу информационных систем. Порой это требует дополнительных ресурсов, нужно выделить их, чтобы после переезда работа не стояла.

✔ Информирование поставщиков и клиентов

Обязательно предупредите всех ваших контрагентов о переезде, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, не доставить проблем ни им, ни себе. Если вы предупреждаете заранее, можно дополнительно напомнить им об этом после переезда.

Фото с Freepik

Переезд

В день X важно действовать слаженно и эффективно. Назначать переезд лучше на выходной день, чтобы этот процесс как можно меньше отразился на работе. Кроме того, в такие дни на дорогах меньше пробок, в бизнес-центре (если переезд осуществляется туда) — меньше людей, а значит, препятствий к быстрому и эффективному переезду практически не будет.

Работу грузчиков лучше доверить профессионалам, но от вашей компании должно быть как минимум два координатора. Один находится в старом офисе и следит за погрузкой вещей. Второй — в новом, и следит за их разгрузкой. Если офис занимает значительную площадь или несколько этажей, тогда координаторов должно быть больше. Эти люди не должны заниматься больше ничем — только следить за тем, чтобы переезд проходил по плану.

Новая жизнь

После переезд нужно в обратном порядке разложить все вещи, а дальше начать тестирование — насколько удобно устроен офисный быт на новом месте. На это время можно организовать общий чат, куда сотрудники будут кидать информацию: что-то не работает, что-то можно улучшить, а что-то уже явно отжило свой век.

Первое время уйдет на то, чтобы наладить все процессы, зато потом после переезда работать станет приятнее и удобнее.

Выводы

Офисный переезд — сложная задача. Но если все основательно продумать и провести качественную подготовку, то путь к новой жизни будет мягким и комфортным. Намного проще тем компаниям, которые обновляют мебель для нового офиса. В этом случае все можно организовать заранее — вплоть до монтажа мебели и клининга, а на месте уже только разобрать личные вещи, документы и технику.

Материал подготовлен компанией Офис 812