Как создать систему учета и хранения документов в офисе

В процессе работы любой компании возникает большое количество документов. Какие-то из них нужны только для оперативной деятельности, какие-то — отправляются в архив на короткое или длительное время.

Так или иначе, необходимо продумать удобную систему учета и хранения бумаг, которая позволит быстро ориентироваться в них, легко поддерживать порядок и не испытывать никаких сложностей с документооборотом.

Электронное или бумажное хранение?

Соблазн полностью перейти на электронный документооборот очень велик. Это удобно, практично, это экономит бумагу и время. Но, к сожалению, по закону в нашей стране это пока недопустимо. Многие документы обязательно должны существовать на бумажных носителях.

Более того, опытные сотрудники отделов кадров, бухгалтерии и других подразделений, занимающихся бумагами, убеждены: на всякий случай нужно иметь абсолютно все документы в распечатанном и грамотно оформленном виде. С электронным носителем могут возникнуть проблемы, поэтому бумажный экземпляр крайне важен.

Это не означает, что электронный архив плох. В идеале нужно иметь оба варианта, чтобы подстраховаться, а также использовать тот, который более актуален в данной ситуации.

Организация хранения

Для того, чтобы хранение бумаг было организовано качественное и эффективно, важно предусмотреть две составляющие: смысловое и физическое упорядочивание.

Смысловое упорядочивание

Для того, чтобы ориентироваться в документах было просто и удобно всем сотрудникам, необходимо четко рассортировать бумаги по категориям. Вы можете выбрать один из подходящих для вас вариантов или использовать их комбинации. Главное — придерживаться единообразия, так пользоваться архивом и пополнять его будет проще.

Наиболее распространены следующие типы систематизации:

• по алфавиту — идеально для тех случаев, когда документы содержат имена клиентов, названия компаний и т.д.;
• по датам — такую систему называют хронологической, подходит для бумаг с датами или номерами;
• по категории — разделение происходит по типу документа.

Чаще всего в компаниях используется сразу несколько систем, например, весь корпус бумаг разделяется сначала на большие группы по категориям, а затем — на более маленькие — по датам.

Как понять, что дробления на группы достаточно? Самый простой способ — посмотреть на размер стопки бумаг. Если ее толщина превышает 5 см, лучше разделить еще на две группы. Если же стопки, наоборот, слишком тонкие, то имеет смысл объединить их. Очень важно, чтобы каждая категория имела название, помогающее понять, что именно следует искать в ней, а также куда добавлять вновь поступающие листы.

Важный совет

Многие люди, которые занимаются сортировкой документов, испытывают соблазн сделать папку «Разное» для всего того, что не вошло ни в одну категорию, или до разбора чего просто не дошли руки.

Советуем воздержаться от такого решения. В абсолютном большинстве случаев это заканчивается тем, что в папке буквально годами лежат нерассортированные документы, а найти там что-то становится практически нереально.

Разработка номенклатуры дел

Создание номенклатуры дел — крайне важный этап. Она представляет собой локальный нормативный акт, систематизированный перечень деловых бумаг с указанием их типа, сроков хранения и количества.

Физическое упорядочивание

Параллельно с разбором бумаг по категориям, нужно решить, как именно вы будете хранить их физически.

Чаще всего, их помещают в файлы или бумажные конверты, которые затем размещают в папки. При этом сами они могут быть разных типов: подвесные, скоросшиватели и т.д.

Папки могут стоять на стеллажах сами по себе, а могут быть сложены в короба. Первый случай оптимально подходит для документов, к которым часто нужен доступ, второй — для бумаг, отправляющихся на архивное хранение.

Все конверты и папки в обязательном порядке должны быть подписаны. Маркировки следует делать понятными, хорошо заметными, единообразными, размещенными логично (например, с одной стороны, с одним направлением шрифта и т.д.).

В некоторых случаях для большей наглядности компании предпочитают использовать папки разных цветов. Например, бухгалтерские документы хранят в черных, а кадровые — в желтых. Лучше не выбирать слишком редкие или оригинальные цвета, так как потом купить подходящие будет непросто. Использование цветных папок не избавляет от необходимости тщательно маркировать каждую единицу хранения.

Выбор мебели для хранения

Следующий важный шаг — выбор мебели для хранения. Она должна быть металлической, так как только металл способен защитить бумаги от воздействия насекомых и других видов биологических атак, кроме того, он противостоит воздействию огня в случае пожара.

Чаще всего, используют следующие виды мебели для хранения документов:

• картотеки — шкафы разной высоты с выдвижными ящиками, в которых размещаются подвесные или стандартные папки, в нашем каталоге вы найдете продукцию Nobilis, «Практик», рассчитанные на 2-9 ящиков;
• бухгалтерские шкафы с полками и дверцами, закрывающимися на ключ или по типу сейфа, — широкий ассортимент моделей «Практик»;
• навесные и напольные металлические шкафы с замками с распашными и раздвижными дверцами, они представлены моделями «Практик» и Valberg разной высоты.

Выводы

Грамотная организация хранения документов в офисе — залог успешной работы компании. Обеспечить это помогают не только ответственный подход к сортировке и категоризации бумаг, но и практичные, удобные приспособления для хранения — папки, короба, картотеки, металлические и бухгалтерские шкафы с сейфовыми ячейками.

В интернет-магазине «Офис-812» вы можете выбрать и купить мебели для хранения документов в офисе.

Материал подготовлен компанией Офис 812

Все статьи